Εισαγωγή

Πλέον η δημιουργία εντύπων και αναφορών καθίσταται πιο εύκολη από ποτέ. Διαμορφώστε τις φόρμες των Δραστηριοτήτων σας αξιοποιώντας την ευελιξία των αρχείων της σουίτας MS Office και εισάγετέ τες αυτόματα μέσα στο “Galaxy CRM” για άμεση χρήση .

Οδηγίες παραμετροποίησης

Η νέα λειτουργικότητα ΔΕΝ αντικαθιστά την υφιστάμενη χρήση φορμών εκτύπωσης του Sharpshooter αλλά έρχεται να δώσει έναν εναλλακτικό τρόπο ορισμού και παραγωγής πολύπλοκων φορμών, που βασίζονται σε αρχεία Word ή Excel με τη λογική της αντιστοίχισης πεδίων mail merge.

Τα “Πρότυπα εγγράφων” γίνονται διαθέσιμα από το μενού Δραστηριότητες | Λοιπά .

Για τον ορισμό ενός νέου προτύπου καθορίζετε πρωτίστως τα βασικά στοιχεία του Report :

• Τον Τύπο του αρχείου που θα εισάγετε (Επιλογή από Word ή Excel)
• Την Περιγραφή του Report που θα δημιουργηθεί
• Τον Τύπο της οντότητας (Επιλογή από τους τύπους Δραστηριοτήτων της εφαρμογής στον οποίο θα γίνει διαθέσιμο το Report)

Στη συνέχεια, εισάγετε το βασικό αρχείο (Word ή Excel) πάνω στο οποίο θα ορίσετε τη θέση και θα αντιστοιχίσετε τα πεδία της εφαρμογής που θέλετε να εκτυπωθούν.

Η εφαρμογή διαβάζει το έγγραφο που ορίσατε και το εμφανίζει στην κεντρική περιοχή της οθόνης, παρέχοντας εργαλεία πρόσθετης διαμόρφωσης κείμενου, όπως :

• Διαμόρφωση γραμματοσειρών
• Διαμόρφωση πινάκων
• Εισαγωγή εικόνων
• Διαμόρφωση διάταξης σελίδας, υποσέλιδων
• Ορθογραφικός έλεγχος κ.λπ.

Στο δεξί μέρος της οθόνης παρουσιάζονται ομαδοποιημένα, όλα τα κύρια πεδία της Δραστηριότητας και του Detail “Είδη”/”Υπηρεσίες” αυτής.

Επιπροσθέτως, μπορείτε να επιλέξετε πρόσθετα database Views, τα πεδία των οποίων θα είναι διαθέσιμα για προσθήκη στο πρότυπο. Αυτό απαιτεί να υπάρχει στα πρόσθετα Views, στήλη με όνομα “ActivityID”, ώστε τα δεδομένα να φιλτραριστούν βάσει αυτής. Αν η στήλη αυτή δεν υπάρχει, δεν προκύπτουν γραμμές για αυτό το View.

Με διπλό κλικ σε ένα από τα διαθέσιμα πεδία των Views, προστίθεται στο αρχείο στη θέση που είναι ο κέρσορας πάνω στο template. Κατά την εκτέλεση του Προτύπου από μία οντότητα, π.χ. μια δραστηριότητα (Activity), τα πεδία αυτά αντικαθίστανται από τις τιμές που αντιστοιχούν στα Views από τη βάση δεδομένων.

Για όσα Views έχουν περισσότερα από μία (1) γραμμές κατά την εκτέλεση, η εφαρμογή θα επιχειρήσει να προσθέσει όλες τις γραμμές με τους εξής τρόπους:

A. Word

Ο πιο εύκολος τρόπος σε αρχεία Word για προσθήκη πεδίων με πολλαπλές γραμμές είναι η χρήση πινάκων σε αυτά.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα και να προσθέσετε τα πεδία στις κολώνες που θέλετε. Η εφαρμογή θα σεβαστεί αυτά τα πεδία και θα προσθέσει γραμμές σε αυτόν τον πίνακα για κάθε γραμμή του View, συμπληρώνοντας στις αντίστοιχες κολώνες τις τιμές των πεδίων.

Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε τα ίδια πεδία τόσες φορές όσες και οι αναμενόμενες γραμμές του View. Σε αυτή την περίπτωση, η εφαρμογή θα προσπαθήσει να προσθέσει τις αντίστοιχες τιμές σε κάθε ένα από αυτά τα πεδία. Αν τα πεδία ΔΕΝ επαρκούν για όλες τις γραμμές του View, τότε οι γραμμές αυτές ΔΕΝ θα προστεθούν.

Β. Excel

Διαδικασία παρόμοια με αυτή των πινάκων του Word συναντάται και σε αρχεία Excel. Προσθέτετε τα πεδία στα κελιά που επιθυμείτε και η εφαρμογή θα δημιουργήσει γραμμές στο αρχείο Excel, αντικαθιστώντας τις τιμές με τις αντίστοιχες τιμές της βάσης δεδομένων που αντιστοιχούν στο View.

Προσοχή : η διαδικασία αυτή δεν μπορεί να λειτουργήσει με συγχωνευμένα (Merged) κελιά. Σε αυτά θα αντικατασταθεί μόνο η πρώτη γραμμή του View, ενώ οι επόμενες δεν θα εισαχθούν.

Εκτέλεση Πρότυπου εγγράφου

Για να δείτε τα διαθέσιμα πρότυπα εγγράφων που αφορούν στον τύπο της τρέχουσας Δραστηριότητας επιλέγετε, μέσα από τη δραστηριότητα : Ενέργειες | Εκτύπωση | Προεπισκόπηση πρότυπου εγγράφου .

Αν είναι ένα μόνο διαθέσιμο, αυτό θα ανοίξει αυτόματα στην οθόνη σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε διπλό κλικ επί του προτύπου για να το εκτελέσετε.

Έτσι εμφανίζεται η φόρμα με το πρότυπο και τα πεδία που ορίσατε.

Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες που σας δίνει η φόρμα αυτή :

• Αποθήκευση αρχείου στο δίσκο με τον τύπο αρχείου που αφορά στο πρότυπο (Word ή Excel)
• Αποθήκευση στα Activity Documents σε μορφή .pdf
• Αποστολή με email με τύπο αρχείου που αφορά στο πρότυπο (Word ή Excel)
• Εκτύπωση του αρχείου