Προγραμματισμένα παραστατικά - Galaxy Enterprise Suite

Τι είναι

Συγκεκριμένες συναλλαγές της επιχείρησης εκτελούνται περιοδικά, κατά τακτά χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα, η εταιρία παραγγέλνει από έναν προμηθευτή της κάποια είδη, πάντα σε συγκεκριμένες ποσότητες το καθένα. Στην περίπτωση αυτή τα παραστατικά αγοράς περιλαμβάνουν πάντα τα ίδια είδη και τις ίδιες ποσότητες και τιμές. Αντί της καταχώρισης (χειροκίνητης) όμοιων παραστατικών, το Galaxy στηριζόμενο στα δεδομένα ενός “πρότυπου” (που εσείς έχετε επιλέξει) δημιουργεί τα “Προγραμματισμένα παραστατικά” βάσει χρονικού πλάνου.

Με τα “Προγραμματισμένα παραστατικά”, ενσωματωμένα πλέον στο “Galaxy”, μπορείτε να ορίσετε για μία ήδη υπάρχουσα εγγραφή ένα πλάνο επαναληψιμότητας βάσει του οποίου το “Galaxy” θα παράγει αυτούσιες εγγραφές είτε κατ’ εντολή του χρήστη είτε αυτόματα μέσω χρονοπρογραμματιστή (scheduler). 

Οι επιτρεπτοί τύποι παραστατικών είναι των : πωλήσεων, αγορών, οικονομικών εγγραφών και λογιστικών άρθρων.

Προϋποθέσεις χρήσης

Προϋπόθεση αποτελεί η χρήση των προτύπων οντοτήτων.

Πως λειτουργεί

Η διεκπεραίωση της “Δημιουργίας προγραμματισμένου παραστατικού” είναι δυνατή :

• από το μενού “Πρότυπα - Προγραμματισμένα παραστατικά” της Βασικής δομής

• από τις “Ενέργειες” της Λίστας παραστατικών
• μέσα από το ίδιο το παραστατικό αν ενεργοποιήσετε τη σχετική ενέργεια καλώντας Ενέργειες -> Περισσότερα -> Ενέργειες εγγραφής

Αμέσως παρακάτω θα περιγράψουμε τη διαδικασία δημιουργίας μέσα από τη “Λίστα παραστατικών”

Τα σημαντικότερα βήματα εδώ είναι :

• η επιλογή του παραστατικού που θα λειτουργήσει ως πρότυπο
• η δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών (με εντολή χρήστη ή αυτόματα) κάνοντας χρήση του ορισμένου χρονικού πλάνου

Βήματα

1. Από την Εμπορική Διαχείριση καλέστε “Λίστα παραστατικών πωλήσεων” και επιλέξτε, από το σύνολο των εμφανιζόμενων παραστατικών, ένα (το πρότυπο) με βάση το οποίο θα γίνει η δημιουργία των προγραμματισμένων παραστατικών
2. Από τις “Ενέργειες” της λίστας επιλέξτε την ενέργεια “Δημιουργία προγραμματισμένου παραστατικού”

3. Θα ανοίξει ο “Οδηγός πρότυπης οντότητας”

• Καθορίστε στην πρώτη οθόνη του οδηγού τα απαιτούμενα για τη δημιουργία προτύπου, στοιχεία :
  • Κωδικός προτύπου
  • Περιγραφή/Επιλογή πεδίου : οι τιμές των πεδίων τίθενται αυτόματα βάσει επιλεγμένου
• Πατήστε “Next” για να βρεθείτε στην τελευταία οθόνη του οδηγού

• Πατήστε “Finish” για την ολοκλήρωση της δημιουργίας προτύπου

Προγραμματισμένα παραστατικά

4. Ανοίγει η οθόνη του “Προγραμματισμένου παραστατικού”
5. Στο εσωτερικό της οποίας συμπληρώστε τις κατάλληλες τιμές στα πεδία, αποφασίζοντας για :

• τον Κωδικό
• τις χρονικές παραμέτρους :
  • υποχρεωτικά την ημερομηνία έναρξης δημιουργίας προγραμματισμένων (πότε θα ξεκινήσει) και
  • την ημερομηνία λήξης της γένεσης προγραμματισμένων παραστατικών
• το Χρονικό πλάνο : για τη δρομολόγηση δημιουργίας προγραμματισμένων παραστατικών απαιτείται ο ορισμός χρονικού πλάνου. Το χρονικό πλάνο λειτουργεί ως οδηγός περιοδικότητας (δηλώνει το κάθε πότε θα επαναλαμβάνεται η διαδικασία δημιουργίας)

Υπάρχουν δύο είδη χρονικών πλάνων προς επιλογή :

Μηνιαίος τύπος

• Μήνες : δηλώστε τους μήνες εκτέλεσης της εργασίας
• Διάστημα : επιλέξτε τις ημέρες ή τις εβδομάδες του μήνα μέσα στο μήνα, πρακτικά δηλώνει ποιο από τα δύο πεδία “Ημέρες μήνα” ή “Εβδομάδες μήνα” θα ενεργοποιηθεί
• Ημέρες μήνα : αφορά στις ημέρες ενός μήνα, δηλαδή από την 1^η έως και την 31^η με επιπλέον την επιλογή “τελευταία”
• Εβδομάδες μήνα : την εβδομάδα του μήνα (πρώτη, δεύτερη, τρίτη, τέταρτη, τελευταία)
• Κάθε : εμφανίζονται οι ημέρες της εβδομάδας για τον ορισμό συγκεκριμένων ημερών, π.χ. Δευτέρα & Πέμπτη και ενεργοποιείται εφόσον στο πεδίο “διάστημα” έχει δηλωθεί η προηγούμενη επιλογή

Εβδομαδιαίος τύπος

• Κάθε : ενεργοποιείται για τον ορισμός συγκεκριμένων ημερών της εβδομάδας (π.χ. κάθε Τρίτη & Παρασκευή)

Όσο αφορά στα Λοιπά πεδία του Προγραμματισμένου παραστατικού όπως περιγραφή, τύπος οντότητας, βήμα παραστατικού, συνολική αξία κ.λπ. οι τιμές τους είναι η ακριβής αποτύπωση του επιλεγμένου .

1^η περίπτωση

Ορισμός Χρονικών παραμέτρων (ημερομηνίας έναρξης/λήξης) για τη δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών

Έστω για παράδειγμα ότι η ημερομηνία έναρξης της εργασίας είναι η 13/11, ενώ η ημερομηνία τερματισμού της δημιουργίας παραστατικών η 31/12 τρέχοντος έτους. Έστω τώρα ότι στο πεδίο χρονικό πλάνο έχει επιλεγεί “μηνιαίος τύπος” - κάθε Παρασκευή του μήνα .

Πατώντας “Αποθήκευση” και επιλέγοντας από τις “Ενέργειες” της οθόνης “Εκτέλεση”, το Σύστημα θα δημιουργήσει τόσα παραστατικά όσα εμπίπτουν στο χρονικό διάστημα (13/11 - 31/12), σύμφωνα πάντα με τους ορισμένους στο χρονικό πλάνο κανόνες (κάθε Παρασκευή του μήνα).

Στο παράδειγμά μας, το Σύστημα θα παράγει παραστατικά, όμοια του προτύπου αλλά διαφορετικών ημερομηνιών, ξεκινώντας από την πρώτη Παρασκευή 16/11, συνεχίζοντας στη δεύτερη 23/11, στην τρίτη 30/11 και προεκτείνοντας προς την 28ή του επόμενου μήνα (07/12, 14/12, 21/12, 28/12), που είναι η λήξη της διαδικασίας δημιουργίας (31/12 τρέχοντος έτους) .

2η περίπτωση

Ορισμός “Επανάληψης” για τη δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών

Η δημιουργία των παραστατικών στηρίζεται στη λογική ορισμού επανάληψης της δημιουργίας .

Στο πεδίο Ημ/νία αρχής συμπληρώστε την ημερομηνία έναρξης της διαδικασίας και αφήστε ασυμπλήρωτη την ημερομηνία τερματισμού της. Στο πεδίο χρονικό πλάνο δηλώστε την περιοδικότητα (σε ημέρες ή μήνες) της δημιουργίας προγραμματισμένων παραστατικών, έστω ανά μήνα. Στο πεδίο “Επαναλήψεις” συμπληρώστε το πλήθος των επαναλήψεων (έστω 4) .

Κατά συνέπεια, αν ορίσετε ημερομηνία αρχής την 13-11-18, χρονικό πλάνο κάθε μήνα και επαναλήψεις τέσσερις, το Σύστημα, κάνοντας χρήση του προτύπου, θα δημιουργήσει τόσα παραστατικά όσο και ο συνολικός αριθμός στο πεδίο “Επαναλήψεις”, δηλαδή 4.

Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί (στάδιο δημιουργίας και των τεσσάρων) το πεδίο “Ενεργό” στην οθόνη του Προγραμματισμένου παραστατικού αποεπιλέγεται .

Εκτέλεση

Η εκτέλεση της διαδικασίας γίνεται χειροκίνητα.

πως

Ενεργοποιήστε “Εκτέλεση” από τις “Ενέργειες” του “Προγραμματισμένου παραστατικού” για την εκτέλεση των προγραμματισμένων παραστατικών.

Η διαδικασία του “Προγραμματισμού εκτέλεσης παραστατικών” εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου wizard).

1η Οθόνη “Επιλογή ημερομηνίας”

Από την πρώτη οθόνη που θα εμφανιστεί, μπορείτε να προσδιορίσετε με ποια ημερομηνία θα δημιουργηθούν τα παραστατικά βάσει πάντα των δεδομένων του προτύπου.

Επιλέξτε ανάμεσα στην

• Ημερομηνία εκτέλεσης
• Επιλεγμένη ημερομηνία

Τσεκάρετε το πεδίο “Επανυπολογισμός επόμενης ημερομηνίας εκτέλεσης βάσει της προηγούμενης εκτέλεσης” αν θέλετε τον υπολογισμό εκ νέου της επόμενης ημερομηνίας εκτέλεσης βάσει της προηγούμενης .

2η οθόνη Σύνοψη

Πατώντας “finish” θα εκτελεστεί η διαδικασία “Προγραμματισμός εκτέλεσης παραστατικών” ασύγχρονα. Αμέσως μετά τον τερματισμό της διαδικασίας, η εφαρμογή θα σας ειδοποιήσει (ως προς την έκβαση) σε σχετική επιλογή του μενού. Αν κάποιο σφάλμα, προειδοποίηση εντοπιστεί, δημιουργείται, προς ενημέρωσή σας, αναλυτική λίστα με όλες τις ειδοποιήσεις (σφάλματα, προειδοποιήσεις).

Επιστρέψτε στο “Προγραμματισμένο παραστατικό”

Πληροφορίες εκτέλεσης

Το Σύστημα καταγράφει πάντα μετά από κάθε εκτέλεση την τελευταία ημερομηνία εκτέλεσης και το πλήθος εκτελέσεων (π.χ. 4). Επιπλέον ενημερώνει αυτόματα για την κατάσταση της τελευταίας κατάστασης (οκ ή σφάλμα) .

Λίστα εκτελέσεων προγραμματισμένων παραστατικών

Στη συνέχεια,

Από τη Λίστα εκτελέσεων προγραμματισμένων (Πληροφορίες εκτέλεσης από τις “Ενέργειες” του Προγραμματισμένου παραστατικού) μπορείτε να δείτε το τελικό αποτέλεσμα της διαδικασίας (πόσα προγραμματισμένα παραστατικά εκτελέστηκαν, ημερομηνία και ώρα εκτέλεσης, στοιχεία χρήστη).

Με διπλό κλικ επί της επιλεγμένης γραμμής,

εμφανίζεται η οθόνη “Εκτέλεση προγραμματισμένων παραστατικών” για να πάρετε τα αποτελέσματα που σας ενδιαφέρουν (πόσα παραστατικά ολοκληρώθηκαν, ημερομηνία ολοκλήρωσης κ.λπ.). Πατώντας το φακό μπορείτε να ζητήσετε,

την εμφάνιση του σχετικού προγραμματισμένου παραστατικού .

3η περίπτωση

Αυτόματος προγραμματισμός για τη δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών

Συμπληρώστε, όπως και στην πρώτη περίπτωση, την ημερομηνία αρχής και τερματισμού της εργασίας δημιουργίας προγραμματισμένων παραστατικών (με χρήση προτύπου), επιλέξτε το χρονικό πλάνο και δηλώστε “Αυτόματος προγραμματισμός” (για την εκτέλεση της εργασίας σε προκαθορισμένο χρόνο χωρίς τη δική σας εποπτεία).

Πατήστε αποθήκευση για να επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας .

Στην οθόνη του χρονοπρογραμματιστή, που ανοίγει, βλέπετε την εργασία που έχετε δηλώσει να εκτελείται με χρονοπρογραμματισμό, ενώ από τον Trigger πληροφορήστε για το κάθε πότε θα εκτελείται η εργασία (π.χ. θα δημιουργούνται παραστατικά κάθε μήνα μέχρι την ορισμένη ημερομηνία λήξης π.χ. τέλος χρόνου) .

Για την εκτέλεση της δημιουργίας προγραμματισμένων παραστατικών, θα χρειαστεί να εκτελέσετε πρωτίστως τον “Application Server”. Εκτελώντας τον ενεργοποιείται ο χρονοπρογραμματισμός (Scheduler) και εκτελούνται οι χρονοπρογραμματισμένες εργασίες.

Επιλέγοντας “Προβολή προγραμματισμένων εργασιών” από τις Ενέργειες του “Προγραμματισμένου παραστατικού”

μπορείτε να :

να αντλήσετε πληροφορίες για κάθε εργασία ξεχωριστά (πότε ξεκίνησε, πότε ολοκληρώθηκε η εργασία που χρονοπρογραμματίστηκε με το scheduler, πόσο διήρκεσε, ποια μηνύματα επέστρεψε)

να επιλέξετε ποιες από τις προγραμματισμένες εργασίες θα εκτελεστούν, να προβείτε σε επαναπρογραμματισμό των εργασιών είτε μεταβάλλοντας τις χρονικές παραμέτρους μιας έτοιμης προς εκτέλεση εργασίας είτε περιλαμβάνοντας και άλλες εντολές σε αυτή.

Το Galaxy σας δίνει ένα ακόμα μενού στη Βασική δομή για τη δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών

Δημιουργήστε Προγραμματισμένα παραστατικά από το μενού “Πρότυπα /Προγραμματισμένα παραστατικά” της Βασικής Δομής

Προϋπόθεση αποτελεί ο ορισμός προτύπου

Τι μπορείτε να κάνετε από τη Λίστα Προγραμματισμένων Παραστατικών

To Σύστημα εμφανίζει σε λίστα όλα τα προγραμματισμένα παραστατικά για να ελέγξετε "οπτικά" τους κανόνες σχεδιασμού που αντιστοιχούν στο καθένα.

Μαζική δημιουργία προγραμματισμένων παραστατικών

Μπορείτε να επιλέξετε πολλά προγραμματισμένα παραστατικά και να προχωρήσετε στη δημιουργία τους μαζικά.

Πως

Αφού επιλέξετε τα επιθυμητά από τη λίστα, κάντε δεξί κλικ . Αμέσως ενεργοποιείται λίστα επιλογής, η οποία “φέρει” την επιλογή “Εκτέλεση” .