Συνεργείο Οχημάτων

Καταχώριση εγγραφής “Συνεργείο οχημάτων”

Η καταγραφή γίνεται με την είσοδο του οχήματος στην εγκατάσταση και τη συμπλήρωση των απαιτούμενων στοιχείων .

Βήμα 1 Είσοδος – Νέα εγγραφή

Ενημερώνονται αυτόματα από την εφαρμογή :

• Τύπος Υπηρεσίας : συμπληρώνεται απευθείας με την επιλογή του τύπου (στη λίστα ψηφιακού πελατολογίου)
• Εταιρία : προτείνεται η ορισμένη στο προφίλ του χρήστη και αφορά στην εταιρία που παρέχεται η υπηρεσία
• Υποκατάστημα Εταιρίας : προτείνεται το υποκατάστημα της εταιρίας (του προφίλ χρήστη)

Τα στοιχεία που συμπληρώνονται για την καταχώριση μιας εγγραφής συνεργείο οχημάτων είναι :

• Αριθμός κυκλοφορίας του οχήματος ή Αριθμός κυκλοφορίας αλλοδαπής
• Κατηγορία οχήματος (υποχρεωτικό προς συμπλήρωση όταν αφορά σε αριθμό κυκλοφορίας αλλοδαπής)
• Εργοστάσιο κατασκευής οχήματος (υποχρεωτικό προς συμπλήρωση όταν αφορά σε αριθμό κυκλοφορίας αλλοδαπής)

 

Επαναλαμβανόμενη υπηρεσία

Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενης συναλλαγής ενημερώνεται υποχρεωτικά :

• Συναλλασσόμενος (κωδικός και όνομα συναλλασσόμενου)
• ΑΦΜ Πελάτη
• Χώρα

Διαρκής υπηρεσία

Σε περίπτωση ενοικίασης πάρκινγκ με διαρκή μίσθωση δηλώνεται :

• το χρονικό διάστημα της διαρκούς υπηρεσίας ή
• η περιοδικότητα της διαρκούς μίσθωσης/υπηρεσίας

Με “Αποστολή”, η εγγραφή (μετά την αποθήκευση) διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ.

 

Μετά την Αποστολή

Η ΑΑΔΕ με κάθε επιτυχή καταχώριση επιστρέφει έναν μοναδικό αριθμό εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου, ο οποίος συμπληρώνεται στο πεδίο “Α/Α εγγραφής”, ενώ ενημερώνονται αυτόματα τα πεδία :

• Κατάσταση : Είσοδος (οχήματος)
• Κατάσταση αποστολής : η εγγραφή έχει διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ
• Ημερομηνία/Ώρα Εισόδου (ενημερώνεται με το πότε έγινε η είσοδος του αυτοκινήτου – ορίζεται ως ώρα εισόδου ή ώρα της αποστολής)

Σημείωση : Τα στοιχεία αυτά ΔΕΝ μεταβάλλονται μετά την υποβολής τους.

Απώλεια διασύνδεσης : Σε περίπτωση “Απώλεια διασύνδεσης”, το πεδίο “Ημ/νία Ώρα εισόδου” ξεκλειδώνει (γίνεται ενεργό) ώστε να δηλωθεί από τον χρήστη η ημερομηνία και ώρα σύμφωνα με τα πραγματικά στοιχεία. Χαρακτηριστικό παράδειγμα για τη χρησιμότητα του πεδίου είναι να έχει γίνει νωρίτερα η είσοδος του αυτοκινήτου λόγω αδυναμίας σύνδεσης στο internet, οπότε το πεδίο ενημερώνεται με την αποκατάσταση αυτής.

Σχετική εγγραφή : Κατά την καταχώριση μιας εγγραφής πελατολογίου, αν αυτή σχετίζεται με κάποια προηγούμενη στο ψηφιακό πελατολόγιο, (ήδη διαβιβασμένη στην ΑΑΔΕ), μπορείτε επιλέγοντάς την από τη “Λίστα πελατολογίου” να τις συνδέσετε μεταξύ τους.

 

Βήμα 2 Στοιχεία υπηρεσιών – Μεταβολή εγγραφής

Επιπλέον μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία της σελίδας “Στοιχεία υπηρεσιών” δηλώνοντας πρόσθετες πληροφορίες για τις υπηρεσίες.

• την κατηγορία υπηρεσιών :

• το ποσό που αφορά

Για τη διαβίβαση αυτών υποχρεωτικός είναι ο ορισμός του “είδους” παραστατικού που θα εκδοθεί για αυτή την εγγραφή (τιμολόγιο ή απόδειξη) καθώς και του ΑΦΜ Συναλλασσόμενου και της Χώρας αυτού, σε περίπτωση τιμολογίου (στη σελίδα “Ολοκλήρωση” της εγγραφής) .

Με “Αποστολή” αλλάζει η κατάσταση της εγγραφής σε “Υπηρεσίες/Μεταβολή”, ενώ ενημερώνεται με το νέο αριθμό το πεδίο “Α/Α Μεταβολής”.

 

Βήμα 3 Έξοδος - Ολοκλήρωση

Για να ολοκληρώσετε την εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου μεταβείτε στη σελίδα “Ολοκλήρωση” και ενεργοποιήστε “Ολοκλήρωση εγγραφής”. Με “Αποστολή” ενημερώνεται αυτόματα το πεδίο “Ημ/νία Ώρα εξόδου” με την ημερομηνία και ώρα εξόδου του οχήματος, ενώ η “κατάσταση” εγγραφής μεταβάλλεται σε “Έξοδος” (του οχήματος από την εγκατάσταση).

 

Ειδική περίπτωση διαχείρισης μετακίνησης οχήματος εκτός εγκατάστασης

Μια ειδική περίπτωση, εξόδου του οχήματος από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης για να συνεχίσει τις εργασίες εκτός εγκατάστασης, εξετάζεται στο βήμα αυτό.

Υπηρεσία εκτός εγκατάστασης

• Προσωρινή έξοδος για άλλες εργασίες : το όχημα εξέρχεται προσωρινά από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης για να μεταφερθεί σε μια συνεργαζόμενη οντότητα για να συνεχίσει τις απαιτούμενες εργασίες.

• Συνεργαζόμενη οντότητα : δηλώνεται η οντότητα μετακίνησης του οχήματος (π.χ. σε κάποιο φανοποιείο που θα αναλάβει την επισκευή)
• Η εφαρμογή συμπληρώνει τον ΑΦΜ της συνεργαζόμενης οντότητας στο σχετικό πεδίο.

• Μετακίνηση εντός της ίδιας οντότητας : ορίζεται το υποκατάστημα που θα μετακινηθεί το όχημα.

Διαβιβάζεται δηλαδή στην ΑΑΔΕ ο κωδικός εγκατάστασης υποκαταστήματος που έχει οριστεί στο υποκατάστημα της εταιρίας .

Σημείωση : Στην προσωρινή έξοδο, η εφαρμογή δεν περιμένει σύνδεση με κάποιο παραστατικό για να θέσει στην κατάσταση της εγγραφής “Ολοκληρωμένη”.

 

Βήμα 4 Ολοκλήρωση – Σύνδεση με παραστατικό

Για να ολοκληρωθεί η εγγραφή πρέπει στη συνέχεια (σε δεύτερο χρόνο) να δηλώσετε το παραστατικό το οποίο εκδόθηκε για αυτή την εγγραφή (τιμολόγιο ή απόδειξη).

Σε περιπτώσεις μη έκδοσης παραστατικού πρέπει να ενεργοποιήσετε τη σχετική τιμή και να συμπληρώσετε την αιτιολογία μη έκδοσης.

 

Παραστατικά που είναι διαθέσιμα για σύνδεση με την εγγραφή είναι όσα :

• έχουν εκδοθεί από Φορολογικό μηχανισμό ή
• έχουν λάβει ΜΑΡΚ (διαβίβαση στον Πάροχο /ΑΑΔΕ)

Σημείωση : Τα στοιχεία έκδοσης φορολογικού μηχανισμού ή ΜΑΡΚ συμμετέχουν στην αποστολή της πληροφορίας για το σχετικό παραστατικό.

Επιλέγοντας το παραστατικό, η εφαρμογή αναγνωρίζει τον τύπο του παραστατικού και συμπληρώνει τα σχετικά πεδία της εγγραφής όπως το Είδος παραστατικού, το Συναλλασσόμενο του παραστατικού, τον ΑΦΜ και τη Χώρα σε περίπτωση συναλλαγής χονδρικής.

Πατώντας “Αποστολή” η Κατάσταση της εγγραφής αλλάζει αυτόματα σε “Ολοκληρωμένο”.

Ταυτόχρονη ολοκλήρωση εγγραφής με σχετικό παραστατικό

Στη σελίδα “Ολοκλήρωση” ο χρήστης μπορεί να επιλέξει “Ολοκλήρωση εγγραφής” και παράλληλα να επιλέξει το σχετικό παραστατικό . Με “Αποστολή” η εφαρμογή αναλαμβάνει να εκτελέσει όλα τα απαραίτητα βήματα και να ολοκληρώσει την εγγραφή (ολοκλήρωση και σύνδεση εγγραφής με παραστατικό).

 

Καταχώριση σχολίων

Σε κάθε στάδιο (βήμα) της εγγραφής (είτε κατά την είσοδο του αυτοκινήτου είτε κατά την ενημέρωση των υπηρεσιών) μπορείτε να καταχωρίσετε σχόλια, που θα αποσταλούν με την εγγραφή .

 

    Σύνδεση Πρόσθετου Παραστατικού

Αφορά στις περιπτώσεις όπου για την ίδια εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου έχουν εκδοθεί περισσότερα του ενός παραστατικά. Λαμβάνοντας υπόψη ότι κάθε εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου συνδέεται με ΈΝΑ παραστατικό, η εφαρμογή μέσω της ενέργειας “Πρόσθετο παραστατικό” δημιουργεί μια νέα εγγραφή εισόδου για το ψηφιακό πελατολόγιο θέτοντας ως σχετική την αρχική εγγραφή. 

 

Κάθε εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου μπορεί να συνδεθεί με ΈΝΑ παραστατικό. Ένα παραστατικό μπορεί να συνδεθεί με πολλές εγγραφές ψηφιακού πελατολογίου.

 

 

Διαχείριση ακύρωσης

Ακύρωση

Σε περίπτωση που απαιτείται η ακύρωση μιας διαβιβασμένης στην ΑΑΔΕ εγγραφής, επιλέγοντας την εγγραφή και εκτελώντας την ενέργεια “Ακύρωση”,

η εφαρμογή διαβιβάζει τη σχετική πληροφορία στην ΑΑΔΕ και η ΑΑΔΕ επιστρέφει έναν αριθμό ακύρωσης (Α/Α Ακύρωσης), η “Κατάσταση” της εγγραφής ενημερώνεται με την ένδειξη “Ακυρωμένο”.

Ακύρωση και δημιουργία νέας εγγραφής

Σε περίπτωση που απαιτείται η ακύρωση μιας διαβιβασμένης στην ΑΑΔΕ εγγραφής και η καταχώριση μιας νέας, επιλέγοντας την εγγραφή και

εκτελώντας την ενέργεια “Ακύρωση και νέο”,

η εφαρμογή δημιουργεί νέα εγγραφή και συμπληρώνει αυτόματα στο πεδίο “Σχετική εγγραφή” τον αριθμό εγγραφής της αρχικής (συνδέει δηλαδή μέσω της σχετικής εγγραφής την εγγραφή που πρόκειται να ακυρωθεί).

Κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές - διορθώσεις και πατώντας “Αποστολή” η νέα εγγραφή λαμβάνει νέο Α/Α εγγραφής. Ταυτόχρονα, η εφαρμογή διαβιβάζει δύο εγγραφές στην ΑΑΔΕ, η μία αφορά στην ακύρωση της αρχικής και η άλλη στην εγγραφή εισόδου.

 

Λίστα ψηφιακού πελατολογίου

Στη “Λίστα ψηφιακού πελατολογίου” καταγράφονται όλες οι καταχωρισμένες εγγραφές ψηφιακού πελατολογίου με τα στοιχεία τους (αριθμός εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου, αριθμός κυκλοφορίας οχήματος, ημερομηνία και ώρα εισόδου, κατάσταση εγγραφής, κατάσταση αποστολής στην ΑΑΔΕ, παραστατικό συνδεδεμένο με την εγγραφή καθώς και στοιχεία συσχετίσεων παραστατικού, επωνυμία και ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου κ.ά.).

Είναι φανερό με την πρώτη ματιά, ποια αυτοκίνητα παραμένουν στο χώρο ή έχουν εξέλθει από την εγκατάσταση. Τα χρωματικά βέλη οπτικοποιούν την πληροφορία - πράσινο (το όχημα είναι εντός εγκατάστασης), κόκκινο (το όχημα έχει εξέλθει).

 

Ο Πίνακας συνοψίζει τα βήματα των καταστάσεων (status) μιας εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου και δίνει μια σύντομη περιγραφή για το καθένα.

ΠΙΝΑΚΑΣ Βήματα καταστάσεων μιας εγγραφής πελατολογίου
Σε εκκρεμότητα	Έχει καταχωριστεί η είσοδος ενός αυτοκινήτου αλλά δεν έχει γίνει προσπάθεια διαβίβασης (πρόχειρη εγγραφή)
Είσοδος	Διαβίβαση της εισόδου του αυτοκινήτου στην ΑΑΔΕ
Υπηρεσίες/Μεταβολή	Έχει γίνει διαβίβαση στοιχείων υπηρεσιών ή έχουν διαβιβαστεί μεταβολές των στοιχείων εγγραφής. Το αυτοκίνητο παραμένει στο χώρο
Έξοδος του αυτοκινήτου	Έχει διαβιβαστεί η έξοδος του αυτοκίνητου από τις εγκαταστάσεις
Ολοκλήρωση της εγγραφής	Έχει γίνει η διαβίβαση του σχετικού παραστατικού της εγγραφής πελατολογίου. Σε αυτό το στάδιο η εγγραφή ολοκληρώνεται
Κατάσταση αποστολής	Σε περίπτωση σφάλματος κατά τη διαβίβαση μιας πληροφορίας στο πελατολόγιο, η κατάσταση αποστολής ενημερώνεται με την ένδειξη “Σφάλμα”

 

 

 

Επισήμανση σχετικά με τις εγγραφές της λίστας

Είναι δυνατή μόνο η διαγραφή εγγραφών για τις οποίες ΔΕΝ έχει γίνει διαβίβαση στην ΑΑΔΕ - η “Κατάσταση” των εγγραφών αυτών είναι “Σε εκκρεμότητα”.

 

Πλάνο ψηφιακού πελατολογίου

Με το “Πλάνο ψηφιακού πελατολογίου” οι χρήστες “Galaxy” έχουν σαφή εικόνα των εγγραφών ψηφιακού πελατολογίου ανά “κατάσταση” (π.χ. είσοδος οχήματος, υπηρεσίες/μεταβολή, έξοδος του οχήματος από την εγκατάσταση, ολοκλήρωση της εγγραφής, ακύρωση της εγγραφής).

Η χρήση φίλτρων επιταχύνει τις λειτουργίες αναζήτησης εγγραφών - μπορείτε να αναζητήσετε βάσει συγκεκριμένου ημερομηνιακού διαστήματος, εταιρίας/υποκαταστήματος, κατάστασης εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου και τύπου υπηρεσίας (ενοικίαση οχημάτων, πάρκινγκ/πλυντήρια οχημάτων, συνεργείο οχημάτων).

Οι διαφορετικές χρωματικές ενδείξεις, εντός του πλαισίου, προσφέρουν άμεση οπτική “αναγνώριση” της κατάστασης κάθε εγγραφής.

H πρόσβαση σε μια εγγραφή ψηφιακού πελατολογίου οχημάτων, για προβολή/τροποποίηση υλοποιείται εύκολα με ένα κλικ επί του πληροφοριακού πλαισίου.

Η καταχώριση νέας εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου γίνεται ενεργοποιώντας “Νέο” στην πάνω αριστερή γωνία του “Πλάνου Ψηφιακού Πελατολογίου”.

Επιλέγοντας  οι πληροφορίες εμφανίζονται σε μορφή ημερολογίου .

Ο  καθορίζει τον τρόπο προβολής του ημερολογίου (ημέρα, εβδομάδα, εργάσιμη εβδομάδα κ.λπ.).