Εισαγωγή

Η διαδικασία ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αγαθών, με την υιοθέτηση και της Β’ Φάσης του Ψηφιακού Δελτίου, ενσωματώνει μια σαφώς καθορισμένη ροή διακίνησης από την αποστολή ως την παραλαβή παρέχοντας σε κάθε χρονική στιγμή επικαιροποιημένη πληροφόρηση για την τρέχουσα κατάσταση κάθε διακίνησης.

Με στόχο την πλήρη συμμόρφωση στις σχετικές νομοθετικές ρυθμίσεις, η τρέχουσα έκδοση του Galaxy Retail, καλύπτει την απαιτούμενη λειτουργικότητα.

Παραμετροποίηση

Interface

Η ενεργοποίηση της λειτουργικότητας απαιτεί να έχετε πρωτίστως ενημερώσει τις ρυθμίσεις στην οθόνη “Interfaces Information” (από το μενού Πίνακες | Interfaces).

Στα πεδία “Interfaces”, “Assembly Name”, “Κατάταξη” δηλώστε τα ακόλουθα :

Τερματικό

Στη σελίδα “myData” της παραμετροποίησης τερματικών (Παράμετροι 1/2|Ρυθμίσεις Ηλεκτρονικών βιβλίων/Πάροχος) συμπληρώστε το URL της υπηρεσίας του myData καθώς και τa διαπιστευτήρια (Όνομα χρήστη και Κωδικό Πρόσβασης) που έχουν δηλωθεί στο myData.

DTM Actions

Στην ομάδα “Συναλλαγή” των “Παραμέτρων πλήκτρων” (του περιβάλλοντος σχεδίασης) το νέο action “DTM Actions” εκτελεί τις ενέργειες διακίνησης και παράλληλα εμφανίζει την κατάσταση διακίνησης κάθε παραστατικού.

Η ενσωμάτωση του control στην κεντρική οθόνη πραγματοποιείται, με τις γνωστές σε εσάς διαδικασίες.

Τύποι Παραστατικών

Ρόλοι διακίνησης για αποστολή στον Πάροχο

Οι ρόλοι διακίνησης που θα ορίσετε στους τύπους παραστατικών θα αποσταλούν στον Πάροχο κατά την έκδοση του παραστατικού διακίνησης μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία της διακίνησης (π.χ. σε τριγωνικές συναλλαγές).

Πώς

Επιλέξτε τον τύπο παραστατικού (έστω για παράδειγμα τον τύπο ηλεκτρονικών βιβλίων 9.3) και συμπληρώστε στη σελίδα “Στοιχεία διακίνησης” στο τμήμα “Προεπιλεγμένοι ρόλοι διακίνησης” :

Είδος ρόλου : Επιλέξτε ανάμεσα σε :

• Φορολογικό εκπρόσωπο
• Διαμεσολαβητή
• Μεταφορέα
• Λήπτη του Αποστολέα (Πωλητή)
• Αποστολέα (Πωλητή)
• Λοιπές Συσχετιζόμενες Οντότητες

Προεπιλογή : Αν οριστεί “Επιλεγμένο”, θα πρέπει να δηλωθεί και ένας “Πελάτης” στο αντίστοιχο πεδίο (π.χ. μεταφορέας). Αν οριστεί “Συναλλασσόμενος” υιοθετείται στη συναλλαγή ο πελάτης του παραστατικού, ενώ αν οριστεί “Εκδότης”, ο εκδότης του παραστατικού.

Κλειδωμένο : Η εφαρμογή θα απαγορεύει κατά την τιμολόγηση οποιαδήποτε μεταβολή από τον χρήστη στον προεπιλεγμένο ρόλο διακίνησης.

Πληροφορίες

Αν στους ρόλους του τύπου παραστατικού ορίσετε “Επιλεγμένο”, αλλά ΔΕΝ συμπληρώσετε “Πελάτη” θα ανοίξει κατά τη συναλλαγή η φόρμα “Έλεγχος Παραστατικού Ηλεκτρονικής διακίνησης” για να επιλέξετε τον Πελάτη. Το πεδίο εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα για να σας υποδείξει την υποχρέωση δήλωσής του.

Σημείωση : Το μπλε χρώμα στους προεπιλεγμένους ρόλους δηλώνει ότι ο ρόλος κλειδώνεται στο χρήστη (λόγω παραμετροποίησης).

Μετά τη συμπλήρωση του ρόλου διακίνησης και πατώντας “ΟΚ” το παραστατικό καταχωρίζεται, εκτυπώνεται και διαβιβάζεται στον Πάροχο.

Από τη λίστα παραστατικών εντοπίζετε το Παραστατικό και πατώντας το εικονίδιο του φακού, μπορείτε από τις “Λεπτομέρειες Συναλλαγής“ να δείτε τα στοιχεία του. Συγκεκριμένα, εμφανίζονται ο κωδικός MARK υποβολής από την ΑΑΔΕ, το UID, το QR Code του Παρόχου, οι γραμμές του παραστατικού και οι ρόλοι διακίνησης (στη σελίδα “Ψηφιακή διακίνηση”) .

QR Code Παρόχου

Πατώντας επί του QR Code υπάρχει η δυνατότητα μετάβασης στο περιβάλλον του Παρόχου ή αντιγραφής του, ενεργοποιώντας το ειδικό σύμβολο αντιγραφής , για χρήση στις ενέργειες διακίνησης .

Ενέργειες ψηφιακής διακίνησης

Στη σελίδα “Στοιχεία διακίνησης” (Παράμετροι1/2) των Τύπων Παραστατικών ενσωματώθηκαν για τους σκοπούς της διακίνησης :

οι Ενέργειες ψηφιακής διακίνησης με δυνατές τιμές :

• Αυτόματη έναρξη διακίνησης : Αν επιλεγεί αυτόματη έναρξη διακίνησης και δεδομένου ότι έχει συμπληρωθεί ο τύπος του μεταφορικού μέσου διακίνησης, η εφαρμογή θα ανοίξει σχετική φόρμα για τη συμπλήρωση της πινακίδας του οχήματος, και μετά την έκδοση του παραστατικού (η οποία αποτελεί προϋπόθεση) θα εκτελέσει αυτόματα την ενέργεια της έναρξης διακίνησης.
• Άνοιγμα ενεργειών διακίνησης : Αν επιλεγεί άνοιγμα ενεργειών διακίνησης, η εφαρμογή, μετά την έκδοση του παραστατικού, θα ανοίξει τη φόρμα των ενεργειών διακίνησης για τη συμπλήρωση των στοιχείων διακίνησης (τύπος μεταφορικού μέσου, αριθμός πινακίδας κ.ά.) και την επιλογή της έναρξης διακίνησης, προκειμένου να εκτελεστεί η αντίστοιχη ενέργεια.
• Καμιά Ενέργεια : H εφαρμογή ΔΕΝ θα εμφανίσει τη φόρμα της διακίνησης στην οθόνη σας αλλά θα περιμένει από εσάς να πατήσετε το πλήκτρο ενεργειών “DTM Actions” (αν θέλετε να εκτελέσετε κάποια ενέργεια διακίνησης ).

και

ο Προεπιλεγμένος τύπος οχήματος : Είναι υποχρεωτικό προς συμπλήρωση πεδίο για την αυτόματη έναρξη διακίνησης.

Αυτόματη έναρξη διακίνησης

Όταν ο τύπος παραστατικού προβλέπει “ Αυτόματη έναρξη διακίνησης”:

Καταχωρίστε μια συναλλαγή (έστω για παράδειγμα 9.3 Δελτίο αποστολής διακίνησης), επιλέξτε τον πελάτη και τα είδη με τις ποσότητες στις γραμμές της. Έχοντας επιλέξει στην παραμετροποίηση του τύπου, την ενέργεια ψηφιακής διακίνησης “Αυτόματη έναρξη διακίνησης” και τον “Τύπο οχήματος”, τότε με την καταχώριση του παραστατικού, γίνεται εκτύπωση και διαβίβαση του παραστατικού στον πάροχο. Η εφαρμογή εμφανίζει σχετική οθόνη για να συμπληρώσετε τον αριθμό πινακίδας (αν ΔΕΝ έχει συμπληρωθεί). Με τη συμπλήρωσή του, η εφαρμογή προχωράει στην έναρξη διακίνησης, χωρίς επιπλέον ενέργεια από τον χρήστη.

Για να ελέγξετε αν η έναρξη διακίνησης εκτελέστηκε σωστά και το αποτέλεσμα που επιστρέφει είναι αξιόπιστο :

• Πατήστε το πλήκτρο ενεργειών “DTM Actions ”
• Εμφανίζεται η οθόνη της διακίνησης, “Έλεγχος Παραστατικού Ηλεκτρονικής διακίνησης” .
• Ενεργοποιήστε .

• Εμφανίζεται λίστα με τα εκδοθέντα παραστατικά, τσεκάρετε το παραστατικό που πρόκειται να ελεγχθεί (π.χ. το παραστατικό 33, αφορά σε διακίνηση, έχει διαβιβαστεί στον πάροχο, έχει λάβει MARK)
• Πατήστε “Επιλογή”.

Η εφαρμογή κάνει αυτόματες ενημερώσεις, το πεδίο δε “Κατάσταση” του παραστατικού διακίνησης παίρνει την τιμή “Σε μεταφορά”.

Άνοιγμα ενεργειών διακίνησης

Όταν στην παραμετροποίηση του τύπου έχει οριστεί “Άνοιγμα ενεργειών διακίνησης”:

Μετά την καταχώριση και εκτύπωση του παραστατικού και τη διαβίβασή του στον Πάροχο, ανοίγει η φόρμα της διακίνησης.

Από το παράθυρο της Ηλεκτρονικής διακίνησης μπορείτε να εκκινήσετε την εργασία της έναρξης διακίνησης.

Πώς

Επιλέξτε την ενέργεια της έναρξης διακίνησης, συμπληρώστε τον τύπο οχήματος που θα χρησιμοποιηθεί στη διακίνηση και τον αριθμό μεταφορικού μέσου (την πινακίδα οχήματος), αποδεχθείτε ή “όχι” το μεταφορέα που σας προτείνει η εφαρμογή (το ΑΦΜ δηλαδή του εκδότη που διακινεί τα αγαθά με ιδιόκτητα μέσα).

Η τρέχουσα “Κατάσταση” της διακίνησης είναι : “To παραστατικό εκδόθηκε, η παράδοση δεν έχει ξεκινήσει”.

Με “Εκτέλεση” εκτελείται η έναρξη διακίνησης.

Η Κατάσταση της διακίνησης ενημερώνεται τώρα με : “Σε μεταφορά” (in transit).

Καμιά ενέργεια

Όταν ο τύπος παραστατικού προβλέπει “Καμιά ενέργεια”, και

αποφασίζετε να εκτελέσετε κάποια ενέργεια διακίνησης (μετά την καταχώριση, εκτύπωση και διαβίβαση του παραστατικού στον πάροχο), η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα, μέσα από την οθόνη της διακίνησης, που ανοίγει, με την ενεργοποίηση του action “DTM Actions”. Από αυτό το περιβάλλον εργασίας, μπορείτε είτε να σαρώσετε το QR Code του παραστατικού (αντιγράφοντάς το από τις “Λεπτομέρειες Συναλλαγής”) είτε να το αναζητήσετε από τη λίστα των εκδοθέντων παραστατικών. Με αυτόν τον τρόπο τα στοιχεία του παραστατικού συμπληρώνονται αυτόματα.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο ενέργειας που θα εκτελέσετε π.χ. “Έναρξη διακίνησης”, δηλώστε, κατά τα γνωστά, τον τύπο οχήματος και την πινακίδα του και εκκινήστε τη διαδικασία πατώντας .

Ολοκλήρωση διακίνησης

Στην περίπτωση που θέλετε να ολοκληρώσετε την παράδοση παραστατικού της εταιρίας εκδότη (π.χ. παράδοση σε πελάτη λιανικής), εργαστείτε ως εξής : ενεργοποιήστε το πλήκτρο ενεργειών “DTM Actions” και στην οθόνη διακίνησης (που ανοίγει) επιλέξτε το παραστατικό, είτε σκανάρωντας το QR Code είτε πατώντας το πλήκτρο “Εκδοθέντα παραστατικά” (όπως περιγράφηκε στην παραπάνω ενότητα) και επιλέξτε στο πεδίο “Ενέργεια” τον σχετικό τύπο παράδοσης - Παράδοση πλήρης, Παράδοση καμία.

Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο .

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, η οθόνη της διακίνησης θα ενημερωθεί με την ενέργεια της παράδοσης, η οποία προστίθεται ως νέα εγγραφή στο ιστορικό της. Η Κατάσταση του παραστατικού ενημερώνεται σχετικά (ολοκλήρωση παράδοσης).

Σημείωση : Η διαδικασία της παράδοσης πρέπει να εκτελεστεί δηλώνοντας “Χωρίς παραλήπτη”, σε περίπτωση που η παράδοση ολοκληρώθηκε χωρίς την παρουσία παραλήπτη.

Παραλαβή από επιχείρηση λήπτη

Κατά την καταχώριση παραστατικού παραλαβής, σκανάρωντας το QR Code του παραληφθέντος παραστατικού, η εφαρμογή ενημερώνει αυτόματα τα πεδία της ημερομηνίας παραστατικού, MARK, σειράς, αρίθμησης και εφόσον βρει τον ΑΦΜ του προμηθευτή, συμπληρώνει και τον προμηθευτή του παραστατικού (από πληροφορίες που αντλεί από το myData).

To ΜΑΡΚ απαιτείται για τη σύνδεση οποιουδήποτε παραστατικού συσχετίζεται με το παραστατικό που παραλήφθηκε.

Σημείωση : Οι πληροφορίες αυτές συμπληρώνονται αυτόματα αλλά επιδέχονται, αν χρειαστεί, μεταβολής από το χρήστη

Σημείωση : Για τη λήψη των παραστατικών διακίνησης από το κύκλωμα των παραλαβών απαιτείται ο τύπος παραστατικού να έχει τσεκ στο πεδίο “Παραλαβή ΨΔΑ”.

Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρισης, μπορείτε, πατώντας το πλήκτρο ενεργειών “DTM Actions”, να μεταβείτε στην οθόνη της Ηλεκτρονικής διακίνησης. Μέσα από αυτή, σαρώνοντας το QRCode του παραστατικού ή ενεργοποιώντας , μπορείτε από τη λίστα των παραληφθέντων, επιλέγοντας το συγκεκριμένο παραστατικό παραλαβής, να προχωρήσετε στην επιθυμητή ενέργεια (π.χ. Ολοκλήρωση “Πλήρης”) .

Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, καταγράφεται στην οθόνη της διακίνησης το ιστορικό της διακίνησης, οι ενέργειες που έχουν εκτελεστεί για το παραστατικό. Η παραλαβή έχει γίνει πλήρως (αποδοχή της παραλαβής), ενώ η κατάσταση έχει ενημερωθεί με “Ολοκλήρωση παράδοσης”.

Καταχώριση σχετιζόμενου παραστατικού

Σε περίπτωση καταχώρισης παραστατικού που συσχετίζεται με παραστατικό παραλαβής (Δελτίο Ποσοτικής παραλαβής Συσχετιζόμενο 10.1 για πιθανές αποκλίσεις - ελλειμμάτων ή πλεονασμάτων) πρέπει να συμπληρωθεί το συσχετιζόμενο παραστατικό (π.χ. 9.3 προμηθευτή), επιλέγοντας το από τη λίστα στο πεδίο “Σχετικό παραστατικό”.

Απόρριψη παραλαβής

Σε περίπτωση που επιλέξετε την ενέργεια της “Απόρριψης”, αφού επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα, επιλέξτε “Απόρριψη παράδοσης”, συμπληρώστε την αιτία της απόρριψης και πατήστε , η εφαρμογή εκτελεί την ενέργεια της απόρριψης παραλαβής.

Με το πέρας της ενέργειας η “Κατάσταση” ενημερώνεται σχετικά.

Η διαχείριση ρόλων διακίνησης και ενεργειών διακίνησης αφορά μόνο σε συναλλαγές που διαβιβάζονται στον Πάροχο.