Της Ιωάννας Ακτύπη, Head Partner Readiness N. Ελλάδας στη SingularLogic
Ο όρος «πρόκληση» ενδεχομένως προσδιορίζει καλύτερα από κάθε άλλον το εγχείρημα της υλοποίησης ενός ERP συστήματος σε μία επιχείρηση. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα περιπτώσεων αποτυχημένων υλοποιήσεων ERP. Έτσι, ενώ ένα επιτυχημένο ERP μπορεί να ωθήσει μία εταιρεία στην ανάπτυξη, η αποτυχία μπορεί να δημιουργήσει μεγάλους κραδασμούς στην επιχειρησιακή συνοχή.
Η υποτίμηση της πολυπλοκότητας, οι μη ρεαλιστικές προσδοκίες σχετικά με τη διάρκεια της υλοποίησης, το ανεπαρκές λογισμικό, αλλά και η έλλειψη πόρων ικανών να στηρίξουν το έργο, είναι ίσως οι σημαντικότεροι λόγοι που μια τέτοια επένδυση μπορεί να οδηγηθεί σε αποτυχία.
Στη συνέχεια θα δούμε τα κρίσιμα σημεία που δημιουργούν τις προϋποθέσεις για μία επιτυχημένη υλοποίηση ERP, in budget και on time.
#1 Εστίαση στις επιχειρησιακές σας ανάγκες
Προσδιορίστε ξεκάθαρα τις επιχειρηματικές ανάγκες που επιθυμείτε να καλύψετε με το νέο λογισμικό. Κάντε προσεκτική ανάλυση των απαιτήσεών σας και σκεφθείτε αν οι διαδικασίες που σήμερα τηρείτε είναι πράγματι απαραίτητες ή αν τις έχετε υιοθετήσει ως αποτέλεσμα της προσαρμογής της επιχείρησής σας στις δυνατότητες που σας παρέχει το λογισμικό που έχετε τώρα. Η φάση της επιλογής νέου συστήματος είναι μια καλή ευκαιρία για τον επανασχεδιασμό και την βελτιστοποίηση των διαδικασιών σας!
#2 Σχεδιάστε σωστά τις διαδικασίες σας
Η ελλιπής ή λανθασμένη αρχική σχεδίαση μπορεί να οδηγήσει σε αρνητικά αποτελέσματα. Φροντίστε να έχετε ολοκληρώσει την αναλυτική καταγραφή και αποτύπωση ροών εργασίας πριν ξεκινήσουν οι διαδικασίες επιλογής ενός νέου ERP λογισμικού. Σε περίπτωση που υπάρχει δυσκολία στην ενδοεταιρική διαχείριση της συλλογής των απαιτήσεων, μπορείτε να απευθυνθείτε σε εταιρείες συμβούλων, οι οποίες θα αναλάβουν τη φάση της ανάλυσης και θα καταρτίσουν το τεύχος απαιτήσεων που τελικά χρειάζεστε.
Εναλλακτικά, εμπιστευτείτε έναν προμηθευτή λογισμικού με μεγάλη εμπειρία και ενσωματωμένη γνώση βέλτιστων πρακτικών, ιδανικά πάνω στη δραστηριότητα της εταιρείας σας.
#3 Δέσμευση της Διοίκησης
Νέο λογισμικό ERP σημαίνει αναπροσαρμογή, νέα κουλτούρα, νέοι ορίζοντες, βελτιστοποίηση, αλλά και κρίση στην επιχείρηση λόγω των αλλαγών!
Εξασφαλίστε έγκαιρα τη δέσμευση της διοίκησης η οποία θα πρέπει να στηρίξει την επιλογή και να διαχειρισθεί με επιτυχία το change management.
#4 Αξιολογήστε σωστά τους υποψήφιους προμηθευτές ERP
Εμπιστευθείτε εταιρείες οι οποίες έχουν αποδεδειγμένη εμπειρία παροχής λογισμικού και υλοποίησης έργων ERP στο χώρο που εσείς δραστηριοποιείσθε. Ζητήστε ενδεικτικό πελατολόγιο και επιτυχημένα use cases ανάλογων έργων. Δώστε σημασία στις λεπτομέρειες των συναντήσεών σας στη διάρκεια των παρουσιάσεων και των demos. Ζητήστε να δείτε σενάρια προσαρμοσμένα στη δική σας πραγματικότητα και αξιολογήστε την ικανότητα των προμηθευτών σας να κατανοούν τις ανάγκες σας.
#5 Αποτελεσματικό project management
Για την επιτυχία ενός έργου ERP απαιτείται αποτελεσματική διαχείριση. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου σας σε συνεργασία με τον προμηθευτή του λογισμικού σας. Προσδιορίστε εσείς τις προτεραιότητες υλοποίησης και ζητήστε στενή παρακολούθηση της προόδου του έργου. Να έχετε ρεαλιστικές προσδοκίες, τόσο ως προς τον ορίζοντα υλοποίησης, όσο και ως προς την επάρκεια των πόρων.
Μην εμπιστεύεσθε υπερβολικά αισιόδοξα χρονοδιαγράμματα και μην ξεχνάτε ότι το 50% της επιτυχίας του έργου κρίνεται από τη διαθεσιμότητα των δικών σας στελεχών, ο ρόλος των οποίων μπορεί να επηρεασθεί σημαντικά από την μετάβαση στο νέο πληροφοριακό σας σύστημα.
#6 Χτίστε σχέση εμπιστοσύνης
Εμπιστευθείτε την ομάδα που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου σας. Ζητήστε τις προτάσεις τους και εκμεταλλευθείτε την εμπειρία τους από ανάλογες εγκαταστάσεις.
Μην τους αντιμετωπίζετε σαν προμηθευτές.
Είναι οι συνεργάτες σας που θα σας βοηθήσουν να πάτε την εταιρεία σας στην επόμενη μέρα. Επισημάνετε αυτό το ρόλο στα στελέχη σας.
#7 Κοινοποιήστε στον οργανισμό σας τα αναμενόμενα οφέλη από την μετάβαση στο νέο πληροφορικό σας σύστημα
Εξασφαλίστε την ενεργή συμμετοχή όσων στελεχών σας γνωρίζουν την ουσία των επιχειρησιακών σας διαδικασιών, τόσο στη διαδικασία ανάλυσης των απαιτήσεων όσο και στη σχεδίαση της λύσης.
Ζητήστε από αυτούς τους ανθρώπους «κλειδιά», να ενημερώνουν τον οργανισμό με τα οφέλη και τις προσδοκίες βελτιστοποίησης που αναμένονται από το νέο λογισμικό.
Με τον τρόπο αυτό θα ελαχιστοποιήσετε πιθανές αντιδράσεις ή απροθυμία από τους εργαζόμενους. Επιχειρηματολογήστε γιατί η εφαρμογή του νέου ERP θα δώσει προστιθέμενη αξία και θα βελτιστοποιήσει την καθημερινότητα όλου του οργανισμού.
#8 Σωστή και επαρκής εκπαίδευση
Απαιτήστε επαρκή και ολοκληρωμένη εκπαίδευση για τα στελέχη σας. Επενδύστε στο training των key users, ώστε να μειώσετε τα κόστη και να εξασφαλίσετε ποιοτικότερη συμμετοχή στην αξιοποίηση του νέου συστήματος από τα σημαντικά στελέχη σας.
Οι καλά εκπαιδευμένοι εργαζόμενοι συνήθως αντιλαμβάνονται προσωπικό όφελος από τη χρήση του λογισμικού και μετατρέπονται άμεσα σε ευχαριστημένους ή και ενθουσιώδεις χρήστες, συμβάλλοντας στην ταχύτερη υιοθέτηση του συστήματος και στην ενίσχυση της παραγωγικότητας.
Δείτε εδώ περισσότερα ενδιαφέροντα άρθρα
