Ένταξη στο ειδικό καθεστώς ΦΠΑ
Business : Εμπορική Διαχείριση Εμπορικά Παραστατικά (αγορών/ πωλήσεων)
Ορίζοντες: Παραστατικά Αγορές (για αγορές) και Παραστατικά Πωλήσεις Έκδοση παραστατικών (για πωλήσεις )
Η εφαρμογή μέσω της “ένταξης” ενημερώνει τη νέα παράμετρο “Ειδικό καθεστώς ΦΠΑ” που ενσωματώνεται πλέον τόσο στα εμπορικά παραστατικά (πωλήσεων και αγορών) όσο και στις κινήσεις είσπραξης / πληρωμής λαμβάνοντας βέβαια υπόψη την καθορισμένη στα στοιχεία εταιρείας και στις σειρές των εμπορικών παραστατικών και παραστατικών χρημ/κών συναλλαγών παραμετροποίηση .
Η εκτέλεση της διαδικασίας έχει νόημα στην περίπτωση λανθασμένης για παράδειγμα παραμετροποίησης αλλά και στην περίπτωση που η νέα έκδοση του ERP εγκαθίσταται μετά την ένταξη της επιχείρησης στο ειδικό καθεστώς, οπότε και τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί/αντιστοιχιστεί σε προγενέστερη ημερομηνία με εισπρακτικές κινήσεις/κινήσεις εξόφλησης να παραμετροποιηθούν μαζικά ώστε στο τέλος της περιόδου να συμμετέχουν στην έκδοση ΦΠΑ από εισπράξεις .
Πρακτικά με την ολοκλήρωση της διαδικασίας η τιμή στο πεδίο “Ειδικό καθεστώς ΦΠΑ” αλλάζει σε “ΝΑΙ” ταυτόχρονα σε όλα τα επιλεγμένα παραστατικά της λίστας ώστε να ενταχθούν στη ρύθμιση του ειδικού καθεστώτος.
Σημείωση : Η διαδικασία αυτή δεν εκτελείται αν τα παραστατικά έχουν ενημερώσει λογιστική. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να γίνει αναίρεση της ενημέρωσης.
Αναίρεση ένταξης στο ειδικό καθεστώς
Αντίστροφη κίνησης της προηγούμενης θεωρείται η αναίρεση ένταξης στο ειδικό καθεστώς . Μέσω της παρούσας είστε σε θέση να αναιρέσετε ανά πάσα στιγμή την ένταξη των επιλεγμένων παραστατικών στο ειδικό καθεστώς που μόλις εκτελέσατε. Με το χειρισμό αυτό η τιμή του πεδίου “Ειδικό καθεστώς ΦΠΑ” αλλάζει από “Ναι” σε “Όχι” .
Σημείωση : H διαδικασία της αναίρεσης δεν εκτελείται αν έχει δημιουργηθεί άρθρο αντιστοίχισης για το παραστατικό.
Δημιουργία απογραφής στο ειδικό καθεστώς ΦΠΑ
Για να δημιουργήσετε απογραφικά παραστατικά ειδικού καθεστώτος καταβολής ΦΠΑ θα χρειαστεί να τσεκάρετε, με “√”, όσα (ανοικτά) σας ενδιαφέρουν, στη λίστα παραστατικών και να ενεργοποιήσετε την επιλογή “Δημιουργία απογραφής στο ειδικό καθεστώς ΦΠΑ”, ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” των εμπορικών/χρηματοοικονομικών . Με το πέρας της διαδικασίας το πεδίο “ειδικό καθεστώς ΦΠΑ” στη σελίδα “πλήρη στοιχεία” του παραστατικού ενημερώνεται με την τιμή “απογραφή” ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ .
Η δημιουργία απογραφής εξυπηρετεί την περίπτωση ανοικτών κινήσεων (π.χ. τιμολόγιο αγοράς) με ημερομηνία καταχώρισης προγενέστερη της ημερομηνίας ένταξης της εταιρίας στο ειδικό καθεστώς ώστε να κλείσουν, με τη διαδικασία της αντιστοίχισης (την οποία θα εξηγήσουμε λεπτομερώς αμέσως παρακάτω), με τις κινήσεις κλεισίματος π.χ. πληρωμής (εντός καθεστώτος καταβολής ΦΠΑ).
Για παράδειγμα μια κίνηση εξόφλησης που πραγματοποιείται μετά την ένταξη της επιχείρησης στο ειδικό καθεστώς θα κλείνει ένα ανοιχτό τιμολόγιο αγοράς προ της ένταξης ή μια εισπρακτική κίνηση απογραφής θα κλείνει ένα τιμολόγιο πώλησης εντός ρύθμισης .
Αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ
Συνολικά, υπάρχουν αρκετά σημεία από όπου μπορείτε να ενεργοποιήσετε αντιστοιχίσεις ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ ενός συναλλασσομένου :
Από την “Οθόνη διαχείρισης των πελατών/προμηθευτών” (Business: Εισπρακτέοι / Πληρωτέοι λογαριασμοί της Οικονομικής διαχείρισης & Ορίζοντες: Βασικά αρχεία Πελάτες-Χρεώστες και Βασικά αρχεία Προμηθευτές-Πιστωτές) μέσω της επιλογής “Αυτόματη αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ”, ενσωματωμένης στο μενού “Ενέργειες“.
“Αυτόματη Αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ” στη λίστα Προμηθευτή
Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να προχωρήσετε σε αυτόματη αντιστοίχιση με την προϋπόθεση ότι έχετε πρωτίστως επιλέξει από τη λίστα των προμηθευτών/πελατών (ανάλογα που βρίσκεστε) τους επιθυμητούς και καθορίσει τα απαιτητά κριτήρια, το ημερομηνιακό δηλαδή εύρος των κινήσεων ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ (στην οθόνη “Αντιστοίχιση Χ/Π”) για την πραγματοποίηση των αντιστοιχίσεων .
“Αντιστοίχιση Χ/Π”
Κατά την αντιστοίχιση η εφαρμογή, αφού διαβάσει τις κινήσεις συναλλασσομένων (π.χ. προμηθευτών) που αφορούν στο ειδικό καθεστώς καταβολής ΦΠΑ, αντιστοιχίζει τα παραστατικά αγοράς με τα παραστατικά πληρωμής αντίστοιχα.
Η εργασία εκτελεί για λογαριασμό σας τις αντιστοιχίσεις, μέχρι τη δοθείσα στα κριτήρια του φίλτρου ημερομηνία, εφαρμόζοντας τη μέθοδο “FIFO”. Ξεκινάει δηλαδή από την παλαιότερη στην πιο πρόσφατη ημερομηνία δίνοντας προτεραιότητα στους μεγαλύτερους συντελεστές ΦΠΑ (π.χ. στον 23% έναντι του 13% που κινούνται στις γραμμές του ίδιου παραστατικού).
Μεσα από την καρτέλα του πελάτη/προμηθευτή αν ενεργοποιήσετε σχετική επιλογή (Αντιστοίχιση ειδ. Καθ. ΦΠΑ), ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” των αναλυτικών στοιχείων του συναλλασσόμενου . Με την κλήση της επιλογής ανοίγει οθόνη που εμφανίζει τις “Χρεώσεις” και τις “Πιστώσεις” του επιλεγμένου συναλλασσόμενου (πελάτη ή προμηθευτή) .
“Αντιστοίχιση ειδ. Καθ. ΦΠΑ από τις “Ενέργειες” του Προμηθευτή
Η αντιστοίχιση μεταξύ των χρεώσεων και των πιστώσεων του συναλλασσόμενου δύναται να εκτελεστεί είτε αυτόματα είτε χειροκίνητα .
Στην πρώτη περίπτωση, στην αυτόματη αντιστοίχιση, η εφαρμογή αντιστοιχίζει όλα τα παρασταατικά των χρεώσεων με ανοικτό ποσό με τα παραστατικά των πιστώσεων με ανοικτό ποσό κατά FIFO λογική, (αντιστοιχίζοντας τις παλαιότερες με σειρά προτεραιότητας χρεώσεις με τις παλαιότερες πιστώσεις) εφόσον βέβαια πατήσετε το πλήκτρο της αυτόματης αντιστοίχισης (αλυσίδα).
Στην επιλεκτική αντιστοίχιση μπορείτε να δηλώσετε ποια παραστατικά θα αντιστοιχίσετε . Επιλέγετε, με διπλό κλικ, κάποιο παραστατικό από τις “Χρεώσεις” (με ανοικτό υπόλοιπο) προκειμένου να το αντιστοιχίσετε με κάποιο παραστατικό με ανοικτό υπόλοιπο από τις “Πιστώσεις”. Στην οθόνη “Στοιχεία αντιστοίχισης” (στο πάνω τμήμα της) προβάλλονται τα στοιχεία του παραστατικού στο οποίο βρίσκεστε, (σειρά, συναλλασσομένος, ανοικτό υπόλοιπο), ενώ στο δεξί τα διαθέσιμα προς αντιστοίχιση παραστατικά (οι διαθέσιμες π.χ. πληρωμές). Κάνοντας κλικ στο παραστατικό πληρωμής και πατώντας την “αλυσίδα” η εφαρμογή συνδέει το παραστατικό αγοράς με το παραστατικό πληρωμής (το παραστατικό μεταφέρεται από τον πίνακα των διαθεσίμων στον πίνακα των αντιστοιχισμένων) .
“Στοιχεία αντιστοίχισης”
Μέσα από το εμπορικό (αγορές/πωλήσεις)
Στην περίπτωση αυτή διενεργείτε επιλεκτική αντιστοίχιση του παραστατικού (πώλησης/αγοράς) του συναλλασσόμενου (πελάτη ή προμηθευτή), που φέρει το όνομά του, με τη χρηματοοικονομική εγγραφή, είσπραξη ή πληρωμή αντίστοιχα . Η νέα επιλογή “Αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ” γίνεται διαθέσιμη με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Ενέργειες επικεφαλίδας” 
.
Αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ από τις ενέργειες επικεφαλίδας του παραστατικού
Παράδειγμα :
Έστω ότι προβαίνετε σε καταχώριση εγγραφής παραστατικού αγοράς . Στο πεδίο “παραστατικό” πληκτρολογείτε τη σειρά που θέλετε να εκδόσετε π.χ. “ΔΑ – Τιμολόγιο Αγοράς”, στο πεδίο “ημερομηνία έκδοσης” την ημερομηνία καταχώρισης του παραστατικού, στο πεδίο “συν/νος” τον κωδικό του προμηθευτή στον οποίο το τιμολόγιο αφορά . Στη “συμ. πληρωμής”, τη συμφωνία πληρωμής, συνδεδεμένη με τον επιλεγμένο προμηθευτή“, έστω πίστωση 10 ημερών”, (η εξόφληση δε γίνεται τη στιγμή της έκδοσής του). Στην περιοχή δε των γραμμών ορίζετε τα είδη (αγοραζόμενα) που θα συμμετέχουν στη συναλλαγή για να υπολογίσει η εφαρμογή την αξία ΦΠΑ κάθε είδους και τη συνολική αξία κάθε γραμμής .
Στο πεδίο “Ειδικό καθεστώς καταβολής ΦΠΑ” προτείνεται αυτόματα (σύμφωνα με τη δηλωμένη, στη συνδεδεμένη σειρά και στα στοιχεία εταιρίας, παραμετροποίηση η τιμή “ναι” για να δηλώσει την υποχρέωση της επιχείρησης έναντι του προμηθευτή .
Έστω τώρα ότι καταχωρίζετε μια χρηματοοικονομική εγγραφή, π.χ. απόδειξη πληρωμής σε προμηθευτή”, με ημερομηνία καταχώρισης μεταγενέστερη της ημερομηνίας έκδοσης του παραστατικού αγοράς και “συναλλασσόμενο” τον προμηθευτή της πληρωμής. Επιλέγετε “μετρητά” και πληκτρολογείτε στο πεδίο της αξίας το ποσό της υποχρέωσης .
Στη συνέχεια μέσω της επιλογής “Αντιστοίχιση ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ” (από Ενέργειες Επικεφαλίδας) είτε μέσα από το παραστατικό αγοράς, ειτε μέσα από το παραστατικό εξόφλησης, μπορείτε να προχωρήσετε σε αντιστοίχιση των κινήσεων ειδικού καθεστώτος καταβολής ΦΠΑ με το συνήθη τρόπο .
Μέσα από το χρηματοοικονομικό παραστατικό (εισπράξεις / πληρωμές) Επιλεκτική αντιστοίχιση των χρεωπιστώσεων ενός συναλλασσομένου μπορείτε να επιχειρήσετε και από ένα χρηματοοικονομικό παραστατικό (είσπραξη/πληρωμή) .
Από το νέο μενού “Εργασίες Αντιστοίχισης Ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ” των “Περιοδικών εργασιών” που ενσωματώνει πλέον τις παρακάτω επιλογές :
- Επιλεκτική χρεώσεων πελατών : Στην οθόνη “Χρεώσεις πελατών προς αντιστοίχιση ΦΠΑ” προβάλλονται τα παραστατικά χρεώσεων όλων των πελατών. Επιλέξτε το επιθυμητό (π.χ. Δ.Α – Τιμολόγιο Πώλησης) κάνοντας διπλό κλικ πάνω του. Θα εμφανιστεί το παράθυρο “Στοιχεία αντιστοίχισης” με περιεχόμενο σε αυτό τα παραστατικά πίστωσης (π.χ. εισπρακτικές κινήσεις) με τα οποία θα αντιστοιχίσετε το επιλεγμένο παραστατικό .
- Επιλεκτική πιστώσεων πελατών : Μέσω της παρούσης διενεργείτε επιλεκτική αντιστοίχιση ενός παραστατικού πίστωσης με τα παραστατικά χρέωσης ενός πελάτη . Η διαδικασία είναι απλή αρκεί να επιλέξετε το παραστατικό πίστωσης του πελάτη (απόδειξη είσπραξης) στη λίστα “Πιστώσεις πελατών προς αντιστοίχιση ΦΠΑ” και να κάνετε διπλό κλικ πάνω του . Με την κίνηση αυτή θα ανοίξει η οθόνη “Στοιχεία αντιστοίχισης” ώστε να διαλέξετε από τη λίστα με τα διαθέσιμα προς αντιστοίχιση παραστατικά, τα παραστατικά χρεώσεων του πελάτη .
- Αυτόματη αντιστοίχιση πελατών : Στην οθόνη “Αυτόματη αντιστοίχιση ειδ. Καθεστώτος ΦΠΑ” συμπληρώνετε το ημερομηνιακό φίλτρο ώστε να καθορίσετε το χρονικό διάστημα, μέσα στο οποίο θα περιλαμβάνονται τα προς αντιστοίχιση παραστατικά όλων των πελατών. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί θα εμφανιστεί ενημερωτικό μήνυμα το οποίο θα σας πληροφορεί σχετικά με την αντιστοίχιση κινήσεων ειδικού καθεστώτος καταβολής ΦΠΑ τη δοθείσα ημερομηνία (π.χ. η αντιστοίχιση ολοκληρώθηκε κανονικά).
- Αντιστοιχίσεις γραμμών πελατών/προμηθευτών : Ένα σημείο από όπου μπορείτε να ελέγξετε τα αποτελέσματα των αντιστοιχίσεων, (όχι όμως να τα επηρεάσετε) είναι από το μενού “περιοδικές εργασίες”, ενεργοποιώντας την επιλογή “Αντιστοίχιση κινήσεων ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ” και από εκεί τη νέα επιλογή “Αντιστοιχίσεις γραμμών πελατών” ή “Αντιστοιχίσεις γραμμών προμηθευτών” (ανάλογα που βρίσκεστε). Μέσω της παρούσας λαμβάνετε ανά πάσα στιγμή σωστή πληροφόρηση για το πως οι γραμμές μιας χρέωσης συνδέονται με τις γραμμές μιας πίστωσης ή αλλιώς ποιο παραστατικό πώλησης εξοφλούν οι γραμμές συγκεκριμένης πίστωσης (εισπράξεις) . Επίσης, είστε σε θέση να γνωρίζετε με σαφήνεια τις αντιστοιχίες μεταξύ των τιμολογίων αγοράς (γραμμές πίστωσης του προμηθευτή) και των κινήσεων εξόφλησής του (των χρεώσεων).
Αντιστοιχίσεις γραμμών παρ/κών Προμηθευτών
- Αναίρεση αντιστοίχισης πελάτη/προμηθευτή : Για να αναιρέσετε αντιστοιχίσεις, να αποσυνδέσετε μια χρέωση από τις πιστώσεις ή μια πίστωση από τις χρεώσεις, με τις οποίες έχουν συνδεθεί, θα χρειαστεί να δηλώσετε απαραίτητα, στην οθόνη “Αναίρεση αυτόματης αντιστοίχισης Χ/Π”, την ημερομηνία που θέλετε να ξεκινήσει η διαδικασία της αναίρεσης και αν η διαδικασία θα συμπεριλάβει χρεωπιστώσεις συναλλασσομένων οι οποίες δεν προέρχονται από την αυτόματη διαδικασία αντιστοίχισης . Ενεργοποιώντας το πλήκτρο “Συνέχεια” η εφαρμογή προβαίνει στη αναίρεση των αντιστοιχίσεων εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα ενημέρωσης (η αναίρεση της αντιστοίχισης ολοκληρώθηκε κανονικά) .
Σημείωση : Η διαδικασία αντιστοίχισης προμηθευτών ειδικού καθεστώτος, (επιλεκτική αντιστοίχιση των παραστατικών χρεώσεων των προμηθευτών π.χ. απόδειξη πληρωμής στον προμηθευτή, καθώς και των παραστατικών πιστώσεων των προμηθευτών π.χ. τιμολόγιο αγοράς) υλοποιούνται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που περιγράψαμε στην αμέσως προηγούμενη ενότητα.
Εκτυπώσεις
Αιτιολόγηση υπολοίπου αντιστοίχισης ΦΠΑ πελατών/Προμηθευτών
Στις εκτυπώσεις της εφαρμογής ενσωματώθηκαν δύο νέες, οι οποίες ικανοποιούν την ανάγκη για έλεγχο των αντιστοιχίσεων (μεταξύ τιμολογίων, αγορών-πωλήσεων και εισπρακτικών/εξοφλητικών κινήσεων) που έχουν πραγματοποιηθεί για το ειδικό καθεστώς καταβολής ΦΠΑ .
Συγκεκριμένα :
- Αιτιολόγηση υπολοίπου αντιστοίχισης ΦΠΑ πελατών (Business: Οικονομική Διαχείριση Εισπρακτέοι – Πληρωτέοι Εισπρακτέοι Λογαριασμοί & Ορίζοντες: Εισπρακτέοι – Πληρωτέοι Εισπρακτέοι Λογαριασμοί)
- Αιτιολόγηση υπολοίπου αντιστοίχισης ΦΠΑ προμηθευτών (Business: Οικονομική Διαχείριση Εισπρακτέοι – Πληρωτέοι Εισπρακτέοι Λογαριασμοί & Ορίζοντες: Εισπρακτέοι – Πληρωτέοι Εισπρακτέοι Λογαριασμοί)
