Εισαγωγή

Το κύκλωμα Πιστωτικού ελέγχου του “Galaxy ERP” επιτρέπει στην επιχείρηση να διαμορφώνει και να εφαρμόζει την πιστωτική της πολιτική κατά την καταχώριση και την εκτέλεση των συναλλαγών. Μέσω των διαθέσιμων εργαλείων για τη διενέργεια πιστωτικών ελέγχων, το σύστημα παρακολουθεί το οικονομικό άνοιγμα των συναλλασσόμενων και ελέγχει αν αυτό παραμένει εντός των ορίων που έχει καθορίσει η επιχείρηση.

Οι έλεγχοι μπορούν να εφαρμόζονται είτε συνολικά σε επίπεδο συναλλασσόμενου είτε διακριτά ανά συγκεκριμένο ρόλο του, όπως πελάτη, προμηθευτή.

Κατά την εκτέλεση του πιστωτικού ελέγχου, το σύστημα συγκρίνει αυτόματα τα καθορισμένα πιστωτικά όρια με την τρέχουσα εγγραφή του συναλλασσόμενου. Αν διαπιστωθεί υπέρβαση, εφαρμόζει την ενέργεια που έχει παραμετροποιηθεί για το συγκεκριμένο τύπο ελέγχου, όπως η ενημέρωση του χρήστη ή ο περιορισμός της συναλλαγής.

Βήματα παραμετροποίησης

Σενάριο Πιστωτικού Ελέγχου

Πρώτο βήμα στην παραμετροποίηση του πιστωτικού ελέγχου είναι η δημιουργία ενός Σεναρίου πιστωτικού ελέγχου, το οποίο καθορίζει τα κριτήρια που θα ελέγχονται και την αντίδραση του συστήματος σε περίπτωση υπέρβασης των καθορισμένων ορίων.

Είναι προσβάσιμο από το μενού Οργάνωση συναλλασσόμενων| Πίνακες | Σενάρια πιστωτικού ελέγχου.

Τμήμα “Ορισμός”

Για να καταχωρίσετε ένα σενάριο πιστωτικού ελέγχου ξεκινήστε με τα πεδία που περιλαμβάνονται στο πρώτο τμήμα του παραθύρου :

• Κωδικός : Ένας μοναδικός αριθμητικός κωδικός. Στην πρότυπη βάση έχει ληφθεί μέριμνα ώστε η τιμή στο πεδίο αυτό να τίθεται αυτόματα από το σύστημα, απαλλάσσοντάς σας από το σφάλμα της διπλοκαταχώρισης.
• Περιγραφή : Αναγράφετε την αναλυτική περιγραφή του συγκεκριμένου ορισμού.

Τμήμα “Σενάριο πιστωτικού ελέγχου”

Στο τμήμα αυτό συμπληρώνονται τα απαραίτητα, για το σενάριο, στοιχεία. Τα βήματα της διαδικασίας συνοψίζονται ως εξής :

Αναλυτικά:

• Τύπος πιστωτικού ελέγχου : Σε κάθε σενάριο πιστωτικού ελέγχου έχετε τη δυνατότητα να αντιστοιχήσετε όσους τύπους, εξυπηρετούν τις ανάγκες σας π.χ. “Έλεγχος υπολοίπου Πελάτη”, “Έλεγχος υπολοίπου Συναλλασσόμενου” κ.λπ.. Ανάλογα δηλαδή με τον τύπο πιστωτικού ελέγχου, το σύστημα διενεργεί αντίστοιχο έλεγχο και διαμορφώνει κατάλληλη συμπεριφορά κατά τη διαδικασία καταχώρισης κίνησης σε συναλλασσόμενο.

Δείτε σχετικά στους Τύπους πιστωτικού ελέγχου

• Τρόπος ελέγχου : Μέσω του πεδίου αυτού υποδεικνύετε τη μέθοδο ελέγχου (Προειδοποίηση, Απαγόρευση) στην περίπτωση υπέρβασης του καθορισμένου πιστωτικού ορίου. Αν για παράδειγμα, έχετε επιλέξει, τον έλεγχο του υπολοίπου ως Τύπο πιστωτικού ελέγχου και στο σημείο αυτό “Προειδοποίηση”, τότε αν κατά τη διαδικασία έκδοσης ενός παραστατικού πωλήσεων, ο πελάτης σας ξεπερνά το όριο που έχει τεθεί, το σύστημα θεωρεί χρήσιμο να προβάλλει αντίστοιχη υπενθύμιση. Διαφορετικά, στην περίπτωση δηλαδή της “Απαγόρευσης” το σύστημα καθιστά αδύνατη την καταχώριση παραστατικού σε πελάτη για ποσό μεγαλύτερο του επιτρεπτού του ορίου.
• Μέγιστο ποσό : Πρόκειται για το ποσό, το οποίο θα συνδέσετε με το συγκεκριμένο σενάριο, πάνω από το οποίο δεν επιθυμείτε να ανέλθει το ελεγχόμενο όριο του λογαριασμού του συναλλασσόμενου /ρόλου .

Τύποι πιστωτικού ελέγχου

Με την κλήση της συγκεκριμένης ενότητας εμφανίζεται παράθυρο στο οποίο καταγράφετε τους επιθυμητούς τύπους πιστωτικού ελέγχου για να προσδιορίσετε αν ο έλεγχος θα εφαρμόζεται σε επίπεδο ρόλου ενός συναλλασσόμενου (πελάτη, προμηθευτή, χρεώστη, πιστωτή) ή θα αφορά σε οποιαδήποτε συναλλαγή του συναλλασσόμενου, ανεξαρτήτου ρόλου. Επιπρόσθετα, ορίζετε μια έκφραση υπολογισμού βάσει της οποίας θα γίνεται η εφαρμογή του πιστωτικού ελέγχου.

Η καταχώριση ενός νέου τύπου στο σύστημα προϋποθέτει μια σειρά από βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

• Ξεκινήστε από τη συμπλήρωση του πεδίου “Κωδικός”.
• Συνεχίστε με την αναλυτική “Περιγραφή” του τύπου π.χ. “Έλεγχος Υπολοίπου Πελάτη”.
• Στο πεδίο “Υπολογισμός σε επίπεδο ρόλων” επιλέξτε μια από τις διαθέσιμες τιμές που αφορούν στον “Τρέχοντα ρόλο”, σε “Όλους τους ρόλους”, στον “Τρέχοντα ρόλο ομάδας συνεργατών”, σε “Όλους τους ρόλους ομάδα συνεργατών”. Προβείτε στην επιλογή μιας για να προσδιορίσετε που θα πραγματοποιείται ο έλεγχος (σε συγκεκριμένο συναλλασσόμενο, σε κάποιο ρόλο).
• Στο πεδίο “Υπολογισμός σε επίπεδο εταιρίας” επιλέξτε μια από τις καθορισμένες τιμές, προκειμένου να υποδείξετε στο σύστημα αν ο έλεγχος θα εφαρμόζεται στην τρέχουσα συναλλαγή, που έχει πραγματοποιήσει ο συγκεκριμένος συναλλασσόμενος /ρόλος ή σε επίπεδο υποκαταστήματος ή εταιρίας ή μεταξύ εταιριών (σε επίπεδο ομίλου) .

Κατά συνέπεια, επιλέξτε μεταξύ των τιμών : Τρέχουσα κίνηση, Τρέχον υποκατάστημα, Τρέχουσα εταιρία, ή Μεταξύ εταιριών.

• Πηγή δεδομένων : Επιλέξτε μεταξύ Αθροιστών, Αριθμοδεικτών ή Χρήστη . Με τον τρόπο αυτό καθορίζετε το σημείο από το οποίο θα αντλούνται τα δεδομένα για την εκτέλεση του ελέγχου.
• Το πεδίο “Στοιχεία πηγής δεδομένων” εξαρτάται άμεσα από την επιλογή που έχει γίνει στο προηγούμενο πεδίο (Πηγή δεδομένων). Έτσι, αν οριστεί η τιμή “Αθροιστές”, τότε πατώντας στο σύμβολο (δεξιά του πεδίου) ανοίγει παράθυρο αναζήτησης, με σκοπό να επιλέξετε από τη λίστα μεταβλητών, τα κατάλληλα, πεδία. Για τον ορισμό μιας έκφρασης μπορείτε να προβείτε στη δημιουργία “υπολογιζόμενης” μεταβλητής, που προκύπτει, δηλαδή από πράξεις μεταξύ άλλων.

Οι εκφράσεις δύναται να εμπεριέχουν αριθμούς, πράξεις, χαρακτήρες κ.λπ. .

Συγκεκριμένα:

• Σταθερό ποσό
• Χαρακτήρες
• 1 έως 9
• ,
• .
• +*/- (αριθμητικά σύμβολα)
• L
• Πράξεις
• Μεταβλητές

Ο “έλεγχος υπολοίπου πελάτη” κατά την τρέχουσα κίνηση, για παράδειγμα θα υπολογίζεται από το σύστημα βάσει της καθορισμένης πράξης μεταξύ των επιλεγμένων μεταβλητών στο πίνακα των εκφράσεων.

Παράδειγμα:

Έστω για παράδειγμα ότι ζητήσετε τον έλεγχο στο Υπόλοιπο πελάτη στην εταιρία συν τα άληκτα αξιόγραφα. Τα στοιχεία “Υπόλοιπο” και “άληκτα αξιόγραφα” παρακολουθούνται σε Αθροιστές, συνεπώς ως “Πηγή δεδομένων” δηλώνετε “Αθροιστές”.

Πατώντας επί του συμβούλου ανοίγει το παράθυρο "Formula editor" από το οποίο επιλέγετε από τους έτοιμους αθροιστές για να σχηματίσετε ένα άθροισμα αποτελούμενο από αυτούς : Υπόλοιπο (νόμ. βιβλίων) συν Ανεξόφλητα εισπρακτέα αξιόγραφα (νόμ. βιβλίων) συν Ανεξόφλητα εισπρακτέα αξιόγραφα (νόμ. βιβλίων).

Ανάθεση πιστωτικού ελέγχου

Το σύστημα προσφέρει τη δυνατότητα ανάθεσης ενός σεναρίου πιστωτικού ελέγχου, το οποίο εμπεριέχει τους κατάλληλους πιστωτικούς ελέγχους που θα λάβουν μέρος στις συναλλαγές, σε μία ή και περισσότερες της μιας διάστασης (Συναλλασσόμενοι / Αναθέσεις / Ανάθεση πιστωτικού ελέγχου) .

Οι γνώριμες, στο σύστημα, διαστάσεις έχουν ως εξής :

• Εταιρία
• Κατηγορία Συναλλασσόμενου
• Κατηγορία Πελάτη
• Συναλλασσόμενος
• Πελάτης

Βήματα διαδικασίας ανάθεσης

Η διαδικασία της ανάθεσης πιστωτικού ελέγχου ξεκινά από το πρώτο πεδίο του παραθύρου :

• Σενάριο πιστωτικού ελέγχου : Επιλογή σεναρίου από την αντίστοιχη λίστα. Μέσω του πεδίου αυτού υποδεικνύετε στο σύστημα το σενάριο πιστωτικού ελέγχου το οποίο θα αναθέσετε στην επιθυμητή διάσταση (π.χ. σε επίπεδο συναλλασσόμενου, πελάτη, κατηγορία πελάτη κ.λπ.) .

Με την επιλογή του σεναρίου πιστωτικού ελέγχου προβάλλεται λίστα με τις περιεχόμενες, σε αυτή, αναθέσεις του σεναρίου (εφόσον υφίστανται) και ακριβώς δίπλα, τα πεδία που αντιστοιχούν στην ανάθεση :

• Σενάριο πιστωτικού ελέγχου
• Εταιρία
• Υποκατάστημα Εταιρίας
• Κατηγορία Συναλλασσόμενου
• Κατηγορία Πελάτη
• Συναλλασσόμενος
• Πελάτης

Για τη συνέχεια της διαδικασίας βασική προϋποθέτει αποτελεί η συμπλήρωση του πεδίου :

• Ανάθεση : Μέσω της επιλογής αυτής επιλέγετε σε ποια διάσταση θα εφαρμοστεί το σενάριο .

Η εργασία της ανάθεσης επιτυγχάνεται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard) στο εσωτερικό των οποίων καθορίζετε μια σειρά από κριτήρια :

Στην πρώτη οθόνη της ανάθεσης επιλέγετε τις διαστάσεις ώστε να δημιουργηθούν οι κατάλληλες εγγραφές για τη διαδικασία ανάθεσης σεναρίου πιστωτικού ελέγχου.

• Εταιρία : Εφαρμογή σεναρίου σε συγκεκριμένη εταιρία /υποκατάστημα.
• Κατηγορίες Συναλλασσόμενου : Εφαρμογή σεναρίου σε συγκεκριμένη κατηγορία συναλλασσόμενου.
• Κατηγορίες πελατών : Το σενάριο ανατίθεται σε συγκεκριμένη κατηγορία πελάτη.
• Συναλλασσόμενος : Ανάθεση σεναρίου σε συγκεκριμένο συναλλασσόμενο το οποίο επιλέγετε από την αντίστοιχη λίστα με τη βοήθεια του φακού.
• Πελάτης : Ανάθεση σεναρίου στον επιθυμητό πελάτη. Επιλέγεται κατά τον ίδιο τρόπο με το συναλλασσόμενο.

Στη δεύτερη, εν σειρά οθόνη, το σύστημα απεικονίζει τις αναθέσεις που δημιουργήθηκαν και σας προτρέπει να διαγράψετε όσες επιθυμείτε να εξαιρέσετε .

Στην τρίτη οθόνη σας ζητείται να υποδείξετε τον τρόπο με τον οποίο θα αποθηκεύσετε τις αναθέσεις :

• Να προστεθούν στις ήδη υπάρχουσες αναθέσεις.
• Να διαγραφούν : Στην περίπτωση αυτή διαγράφονται όλες οι αναθέσεις και στη θέση τους απεικονίζονται οι νέες.

Μόλις η διαδικασία εκτέλεσης της ανάθεσης φτάσει στο τέλος της, η λίστα των αναθέσεων εμφανίζει όλες τις αναθέσεις. Στην ουσία, η εκτέλεση της ανάθεσης διευκολύνει και επιταχύνει τη λειτουργία δημιουργίας αναθέσεων στη λίστα του παραθύρου “Ανάθεση πιστωτικού ελέγχου”.

Η ανάθεση μπορεί να πραγματοποιηθεί και μέσα από τη φόρμα ενός συναλλασσόμενου, πελάτη, προμηθευτή. Στην περίπτωση αυτή, η κλήση γίνεται από τις ενέργειες της φόρμας, επιλέγοντας “Ανάθεση” και συμπληρώνοντας στο παράθυρο που θα εμφανιστεί τα σχετικά πεδία που ζητούνται (περιγράφονται στην παράγραφο “Σενάριο πιστωτικού ελέγχου”).

Λειτουργία πιστωτικού ελέγχου

Βασική προϋπόθεση για τη διενέργεια πιστωτικού ελέγχου είναι η δημιουργία κίνησης σε συναλλασσόμενο. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι ο πιστωτικός έλεγχος μπορεί να γίνει σε συναλλαγές που κινείται πελάτης ή προμηθευτής.

Ειδικότερα, αν στον τύπο κίνησης συναλλασσόμενου οριστεί στον “Έλεγχο υπολοίπου” η ρύθμιση “Βάσει σεναρίου πιστωτικού ελέγχου” και υπάρχει ανατεθειμένος έλεγχος στον πελάτη ή προμηθευτή, ο έλεγχος θα εκτελεστεί.